Contratar um buffet de casamento não é uma tarefa fácil. As diferenças entre um fornecedor e outro são bastante significativas e todo detalhe deve ser levado em consideração. Muitos casais possuem diversas dúvidas sobre contratar o espaço e o serviço de buffet juntos ou separados, mas isto, de fato, não importa muito. Quando todos os fornecedores estão bem alinhados, qualquer escolha será um sucesso.
1. Planilha
Antes de tudo, a melhor ideia é ter uma planilha para anotar todas as informações retiradas da internet, como endereço, telefone, comentários, reclamações e etc. Indicações de amigos e familiares também são muito bem-vindas. Em segundo lugar, liguem para agendar as visitas e degustações. Na ligação, coletem mais informações para a planilha, como preços, serviços e itens incluídos. Anote tudo o que for conversado para se confirmar posteriormente.
Outro detalhe para levar em consideração antes de agendar a visita é a capacidade máxima e mínima. Se o espaço é grande demais ou pequeno demais vocês terão problemas. Se for grande demais, terão que investir um orçamento extra na decoração para que o espaço não fique vazio, principalmente se o local tiver o pé direito alto. A criação de lounges e arranjos de flores para ambientes é uma técnica muito adotada nestes casos, além da ampliação da pista de dança. Por outro lado, se o ambiente for pequeno demais, vocês terão pouco espaço para a pista de dança e seus convidados ficarão com a circulação restrita.
Portanto, esta é a hora de eliminar espaços da lista e agendar menos visitas.
2. Visita aos espaços
Para opções de espaço que não contemplam serviço de buffets, a visita deve ser realizada antes das degustações, assim, vocês já conseguem coletar informações sobre buffets parceiros que já estão acostumados a realizar eventos no local. Se o espaço for distante e não contar com o serviço de buffet, será necessário questionar se vocês terão que pagar alguma taxa de deslocamento ao buffet. Isto é muito comum quando o casamento acontece na praia ou no campo. Neste caso, procurem descobrir quais são os buffets da região.
Uma pergunta muito importante também é o tempo de festa. Geralmente, os buffets oferecem pacotes com 5 horas, mas é possível estender esse período pagando por hora extra. A única questão é que vocês terão que pagar hora extra para vários fornecedores, portanto, pensem bem antes de decidir este detalhe. Nós aconselhamos hora extra para casamentos onde a cerimônia acontece no mesmo espaço da festa, diminuindo, assim, o tempo original de festa. Se compararmos um casamento onde a cerimônia religiosa ocorre em outro espaço, como uma igreja ou sinagoga, por exemplo, esta festa terá maior duração.
Observem todos os detalhes como disponibilidade de mobília, cadeiras, mesas, pontos de buffet (mesas grandes), lustres (sim, tem buffet que não contém lustre e você precisa alugar), mesa do bolo, lounge com sofá e puff, armário de bem casados e mesa para o café. Se os itens acima não estiverem incluídos, vocês terão que consultar se o serviço de buffet oferece ou se a empresa que irá realizar a decoração tem estes itens disponíveis para orçamento. Caso a resposta seja negativa, vocês terão que contratar uma empresa especializada. E vale ressaltar que é um custo a mais e um trabalho e tanto. Destacamos também a tarefa de retirada e entrega de todos os itens sem nenhum dano após a festa, que ficará sob responsabilidade da assessoria ou de algum parente próximo. Se o casamento for no campo ou na praia, levem também em consideração o frete ou procurem alugar algo na própria cidade.
Um item fundamental, mas que poucos casais procuram saber sobre os espaços, é um gerador instalado. Nunca façam uma festa deste porte sem gerador, afinal, nunca se sabe se no dia pode faltar energia e arruinar o casamento. Geralmente, os espaços já têm o gerador instalado ou têm a conexão pronta para receber um gerador alugado por vocês. Coloquem este item na planilha, já que, em muitos casos, a decisão pelo buffet será tomada com base neste item.
3. Degustação
Com certeza, realizar degustações é uma das etapas mais prazerosas do planejamento de casamento. Se o espaço e o buffet forem no mesmo lugar, fica tudo muito mais fácil. Questionem sobre os móveis e, na sequência, partam para detalhes sobre a degustação em si. Nunca agendem duas degustações para o mesmo período do dia, pois elas tomam tempo e espaço no estômago de vocês. Geralmente, os buffets vão querer impressioná-los com todas as opções existentes, portanto, se pretendem fazer mais de uma degustação no mesmo dia, façam uma no almoço e outra no jantar.
A degustação não é um simples almoço gourmet no final de semana. Vocês devem perceber todos os detalhes de cada comida, desde o empratamento até o sabor. Ressaltem também possíveis alergias para evitar problemas posteriores. Levem um caderninho e anotem tudo, principalmente os pontos positivos e negativos de cada momento. Sempre questionem o funcionário sobre eventuais dúvidas. Muitas vezes, a degustação é planejada de forma a mostrar todas as opções existentes de cardápio e isto significa muita comida em pequenas porções. Questionem o tamanho da porção que será servida de fato. Informem-se também sobre os tipos de serviço. Se for franco-americano (buffet), vocês precisarão de menos garçons do que em um buffet à francesa ou à inglesa (pratos montados servidos na mesa), por exemplo.
Outro detalhe importantíssimo para perguntar na degustação é sobre os utensílios: pratos, talheres, copos, sousplats, guardanapos, porta-guardanapos, toalhas e cobre mancha. Muitos buffets não contemplam todos os itens. Nestes casos, será necessário requisitar para a equipe de decoração ou até mesmo alugar os itens faltantes separadamente.
Questionem o buffet sobre os doces que estão incluídos nas contas. Normalmente, a sobremesa faz parte do orçamento principal. Sempre consulte as opções de orçamento para o bolo e a mesa de doces. Geralmente, é calculada a quantidade de 5 doces por convidado. Quanto aos lanches da madrugada, dependendo do buffet, eles provavelmente já estarão incluídos. Vale se certificar a respeito deste item, pois é muito importante alimentar as pessoas na pista de dança, principalmente se vocês disponibilizarem bar de caipirinhas.
Quanto às bebidas, sempre anotem todas as opções incluídas. Geralmente, água e refrigerante estão. Sucos e cervejas podem ser itens adicionais, mas não necessários. Muitas vezes, vale a pena os noivos comprarem as cervejas antecipadamente em depósitos de bebida e apenas solicitar para o buffet os copos para servi-las.
4. Contratação
Após a degustação de todos os buffets, é hora de adicionar na planilha os prós e contras de cada fornecedor e tirar as conclusões antes de contratar. Nunca feche o buffet no dia da degustação. Sempre aguarde o dia seguinte para não agir pelo estômago e para dar tempo de preencher a planilha com todos os detalhes. Ligue para os buffets e tente negociar, já que costumam ter margem para se adequarem à realidade de vocês. Caso não consigam negociar em valores, tentem pedir algum item como o bem casado, desconto nos doces ou alguma marca de cerveja específica. Quase sempre é possível negociar algo, apenas adapte para o que vocês realmente querem.
Leiam o contrato cuidadosamente e ressaltem todas as dúvidas antes de assiná-lo. Acertem também os detalhes para convidados excedentes. Geralmente, o buffet leva suprimentos extras para atender 10% a mais de pessoas do que o contratado. Apenas chequem se o valor destes convidados extras está compatível, pois, geralmente, custa um pouco mais caro.
5. Reunião Final
Próximo à data do casamento é normal realizar mais uma degustação com o cardápio oficial e também checar os últimos detalhes. Se vocês tiverem uma assessoria de casamento, este é o momento para ter uma reunião em conjunto. Informem os responsáveis pelo buffet sobre todos os itens contratados para a festa, principalmente para ser elaborado um cronograma de atendimento. Se vocês, por exemplo, pretendem fazer uma homenagem especial ou a dança dos noivos em um momento específico, é importante informar ao buffet para que eles possam programar o tempo correto para servir seus convidados.
